Wie alle stappen van het AVG-programma heeft doorlopen, kan een AVG-verklaring aanvragen en ontvangen. Wat is de status hiervan? Die vraag wordt regelmatig gesteld.
De AVG-verklaring is géén keurmerk of certificaat! Het is geen document waarmee organisaties officieel kunnen aantonen dat ze volledig voldoen aan de wet. Het laat zien welke acties zijn ondernomen om de privacy te beschermen, op basis van de door de gebruiker zelf ingevulde velden en eigen verklaringen in het AVG-programma. We noemen het ook wel een zelfverklaring. Er is geen inhoudelijke toetsing door de Stichting AVG, noch door het AVG-programma. De gebruiker van het AVG-programma blijft zelf verantwoordelijk en kan zich juridisch niet beroepen op de AVG-verklaring, zoals in het programma ook duidelijk is aangegeven.
De zelfverklaring kan door de organisatie zeker gebruikt worden voor toetsingsdoelen, maar is vooral bedoeld als een bruikbare instrument om uw AVG-werk te kunnen doen en dingen te kunnen vastleggen (zoals de wet vraagt). Zo maakt u uw inspanning letterlijk zichtbaar en dat is zeker in deze fase het belangrijkste.
Kennelijk zijn er organisaties die certificaten en keurmerken ongeoorloofd aanbieden. Daarover staan waarschuwingen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) tegen misleiding juist over het gebruik van de termen certificaat en keurmerk. Uit mededelingen van de AP is verder op te maken dat op dit moment geen enkel certificaat of keurmerk is verleend, aan wie dan ook. Er wordt wel gewerkt aan vormen van certificering, met de bijbehorende controle op inhoud.
Tijdelijke oplossing voor de zomer
Niemand ontkomt aan de AVG. Bij veel organisaties lukt het niet om deze maand alle onderdelen af te werken, ze kiezen dan wel voor de belangrijkste. Bij controle houdt de Autoriteit Persoonsgegevens er rekening mee wat er al wél is gedaan. Er is een ‘Quick Invulhulp’ die aangeeft wat u moet doen en hoe.
Handig voor een snelle en goede start. In weinig tijd is het allernoodzakelijkste gedaan. Let wel: het is slechts een tijdelijke oplossing, als overbrugging.
U moet het werk echt afmaken want op 26 mei is de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) begonnen met handhaving van de nieuwe privacywetgeving AVG. Niet alleen in Europa, waar al zeer hoge boetes zijn opgelegd, maar ook in Nederland zijn de controles begonnen of organisaties op de juiste wijze persoonsgegevens
opslaan en verwerken. Dit jaar zal AP naar verwachting meer dan 1.000 onderzoeken uitvoeren.
Daarom: stel niet uit, begin en… maak het af! Doe dat voor de zomer, want erna zijn er weer andere thema’s die om aandacht vragen.
Volgens de nieuwe wet zijn bestuurders en directies van organisaties en bedrijven hoofdelijk aansprakelijk voor misstanden op het gebied van persoonsgegevens.
Help uzelf en stel een tijdelijke deadline vast: 30 juni en een definitieve op een iets latere datum. Let op: feitelijk moet u NU al aan de wet voldoen. De tekst die hierboven staat is geen advies maar eerder een weergave van
praktische oplossingen zoals wij die in de praktijk zien gebeuren.